KSeF od 2026 roku. Przygotuj się na obowiązkowe e-fakturowanie

KSeF — krajowy system e‑faktur — od 2026 r. przestanie być tylko opcją. Dla wielu firm w Zagłębiu oznacza to konieczność zmiany sposobu wystawiania i odbioru faktur oraz przygotowania systemów księgowych do nowego standardu.

• Obowiązek wystawiania faktur w KSeF od 1 lutego lub 1 kwietnia 2026 r., zależnie od progu sprzedaży.
• Odbieranie faktur przez KSeF będzie obowiązkowe od 1 lutego 2026 r.
• Do 31 grudnia 2026 r. dopuszczalna jest sprzedaż poza KSeF do 10 000 zł miesięcznie.
• Próg 200 mln zł za 2024 r. decyduje o wcześniejszym obowiązku (1 lutego 2026 r.).

Co to jest KSeF i dlaczego zmiana?

KSeF (Krajowy System e‑Faktur) to rządowa platforma do wystawiania, przesyłania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Celem jest cyfryzacja procesów fakturowania i księgowania oraz ograniczenie pomyłek przy wystawianiu dokumentów.

Terminarz i kto zaczyna pierwszy

Dla firm, które w 2024 r. miały łącznie ponad 200 mln zł sprzedaży (z VAT), obowiązek wystawiania w KSeF zaczyna się 1 lutego 2026 r. Pozostali podatnicy będą mieli obowiązek od 1 kwietnia 2026 r. Niezależnie od progu, odbiór faktur przez KSeF będzie obowiązkowy już od 1 lutego 2026 r.

Przez 2026 r. obowiązuje okres przejściowy: do 31 grudnia 2026 r. nadal można wystawiać faktury poza KSeF (papierowe lub elektroniczne), o ile suma sprzedaży na takich fakturach w miesiącu nie przekroczy 10 000 zł.

Wyłączenia i praktyczne zastrzeżenia

• Niektóre faktury mogą być przekazane w sposób uzgodniony i wtedy obowiązek KSeF nie zachodzi (wyłączenia ustawowe).
• Firmy korzystające z systemów księgowych muszą przygotować integrację z KSeF lub używać aplikacji pośredniczącej.
• W pierwszym roku dopuszczono krótkie „okienko” na faktury poza KSeF do 10 000 zł miesięcznie — ułatwienie przy wdrożeniu.

Jak przygotować się lokalnie — praktyczne kroki

• Sprawdź, czy Twoja firma przekroczyła próg 200 mln zł za 2024 r. — jeśli tak, masz krótszy termin.
• Skontaktuj się z dostawcą oprogramowania księgowego, by potwierdzić kompatybilność z KSeF.
• Skorzystaj ze szkoleń organizowanych przez urzędy skarbowe lub webinary — oficjalne informacje są na stronie ksef.podatki.gov.pl.
• Przetestuj odbiór faktur w KSeF zanim nadejdzie termin obowiązku.

• Małe firmy z siedzibą w Sosnowcu, Dąbrowej Górniczej czy Będzinie muszą ocenić, czy skorzystają z okresu do 1 kwietnia 2026 r., czy potrzebują wcześniejszego wdrożenia.
• Biura rachunkowe w regionie będą mieć wzmożone zapotrzebowanie na aktualizacje systemów i szkolenia klientów.
• Opóźnienia we wdrożeniu mogą oznaczać problemy z płatnościami i rozliczeniami — warto zacząć już teraz.

Gdzie szukać pomocy w regionie?

Urząd skarbowy organizuje szkolenia i webinary; lokalne firmy mogą też wymienić doświadczenia na spotkaniach branżowych. Dodatkowo przydatne są lokalne poradniki i spotkania — np. w Będzinie odbywają się regularne inicjatywy informacyjne, które pomagają przedsiębiorcom w praktycznym wdrożeniu rozwiązań cyfrowych (poradnik dla Będzina, spotkania informacyjne).

[nws]